中文 商業 書信 範例 sample

中文書信或商業書信的範例

(一)寫作要點：

事務書信的對象為公司企業、機關團體、學校等單位。有別於私人書信傳達私人感情、訊息，事務書信屬於公眾或業務性聯繫的信件。所以因工作、公務關係而進行個人之間的社會交際和禮儀性來往的信函，也屬於事務書信範疇。例如校園內、校長、主任或老師寫給家長的信，作為學校與家長溝通工具，或用來發佈消息皆屬於事務書信。因之，事務書信的文體較為莊重嚴肅，比私人書信更須約定俗成的格式。事務書信的語言要求簡單明白、用辭精練；內容則不必有過多的形容、修飾，力求敘述簡明、表達準確，具邏輯性。事務書信可包括推薦信、求職信、申請信、投訴信、表揚信、祝賀信、、、、等等。

(二)信封結構、寫法和格式：

事務書信信封的結構、格式與私人書信大致相同。特別要注意的地方如下：

１、右路： 寄到受信人的機關或公司行號，其名稱要比第一行首字略高，和中路受信人的姓齊平。

２、中路： 姓名、稱呼組合方式有三：

第一式：姓名 + 稱呼 + 啟封詞。

第二式：姓名 + 職位稱呼 + 名號 + 啟封詞。

第三式：姓名 + 職位稱呼 + 名號+先生 + 啟封詞。

＊第一式：姓名+稱呼(此式最常見)

＊第二式：姓名+職位稱呼+名號

此種將職位稱呼提前，比第一式禮貌，名字採側右書寫的「側書」以示尊重，不必略小。

＊第三式：姓名+職位稱呼+名號+先生。

此式最為禮貌，可用於自己國家元首或最尊敬的人。

３、啟封詞 -->

寫寫看：

１．請寫一個直式信封給教育部長。

２．請寫一個橫式信封給新竹市長。

(三)書信結構

１、開頭

事務書信的開頭與私人書信不同，稱謂包括名(字、號)、公職位、私關係、尊辭四者。如「○○校長吾師大人」，四者不一定皆備，可依實際斟酌之。而開頭除了一般問候語之外，常用開頭可分兩種︰說明對方來信已經收到，如○月○日來○知悉。直接說明此次去函的目的，如敬啟者 ︰茲有下述事件奉告。

２、正文

事務書信內容不必有過多的形容、修飾，力求敘述簡明、表達準確，具邏輯性，且須注意措詞、謙恭有禮。 事務書信往來，下筆時最好了解對方的資料，例如年齡、教育、收入、性別等等，如果能掌握主管或是重要客戶的資料，並找出對方的興趣、觀念與價值觀，就能更有效率的說服對方。 如果信件的內容涉及專業議題，必須先知道對方對於你想表達的議題了解多少？面對外行、專家、執行者或是使用者，不同的對象須調整相應的寫作方式。例如學校自工系的幹部希望科學園區的廠商贊助系上專題製作比賽經費，如果該廠商非相關領域的外行人，其文章撰寫重點應著重於吸引廠商閱讀這封信。如果是寫信向同領域的專家接洽事物，專家期望的是了解細節，寫信時就該偏向鉅細靡遺的介紹專題比賽的細節。 而如果你是軟體設計師，寫信給執行者時，記得信件內容要直接切入正題，以提供執行者重要的資訊為重心。當然，如果對方是軟體使用者，如何寫一個詳盡的使用說明，就是信件的主軸所在。

３、結尾

事務書信的結尾應酬語比較慎重、有禮，除了基本禮節應表示一般的祝福和希望之外，如果基於業務往來，希望對方回信或是向對方提出要求，可用︰敬請示知 專此候覆﹔請速賜覆 是所至盼。如果再次提醒對方注意信中所擬內容，可用︰特此奉函，請 貴方酌定等字句。

４、自稱、署名、署名下敬辭︰

事務書信的署名多是公司、團體等的名稱。如果以個人名義寫信，署名應有職稱以及本人的全名。信件不論打印或手寫一般由本人親筆簽名，可表慎重及負責之意。

例如︰○○公司謹啟 ○○○敬上。

p.s.他有範例唷~不過我不會用上去，所以麻煩請你去他的網站看囉！

如果我貼錯的話你可以在初級中級高級那邊看看有沒有你需要的唷～＝ˇ＝

【商業Email範例】提案信開頭結尾、格式範本、地雷全收錄

當講師以來，每天都會收到許多合作邀約及演講邀約，看了很多信件，有些信一看就讓人很感興趣，有些信連開都不想開，馬上就想送進垃圾桶。

以下整理寫信該注意的事，無論是要寫仲介開發信、B2B開發信、KOL合作邀約信、寫給老師，邀約講者，或是日常的Email，都可以用上喔！

***主旨清楚明白呈現要點

除非是行銷上特殊目的考量的電子報主旨，需要取特殊的標題，否則一律建議在信件主旨就直接來意，不要故弄玄虛，否則很容易被當垃圾信件看待，連開都沒開就送進垃圾桶。

另外信件標題也不要太過平鋪直敘，必要的話，應該直接點明對收件者影響。舉例來說，曾經我有個學生，他是公司的工程師，有一次公司更新打卡系統，如果員工沒有從新的打卡系統打卡，就視同曠職，但是他說他發信，卻沒人理他。我問他信件主旨怎麼寫的，示意如下：

打卡系統更新-20170601

好，你看了這個標題，會不會下意識就把它刪掉？或是直接忽略？因為他就當成一個例行公事來寫。聰明的你，會怎麼改呢？想個3秒鐘，再往下滑看參考解答吧！

建議改成：注意！即日起沒進新系統打卡算曠職

***內容架構

建議用倒金字塔的方式，先在首段大致說明整封信的內容，並且需呈現各項重點，像是人事時地物的資訊及需請對方配合的事情等，避免收件者因為匆匆看過，而漏掉重點，接下來各段再詳細說明細節。若是對方不認識你，一開始記得要自我介紹，但請簡潔。

另外，寫信一定要客製化，最好徹底研究對方，站在對方立場著想，為什麼「非他不可」？為什麼他要答應你Email中的請求？答應這件事對他有什麼好處？

***遣詞用字

信件的遣詞用字跟一般商業寫作的標準差不多，把握簡潔，淺顯易懂等原則。但需避免像在社群發文較口語詼諧的用字。另外如果用手機寫Email，要特別注意手機自動選字的功能，不要不小心就發出令人傻眼的信件。例如我有認識的人收過一封信，內文寫著：老師，你好可愛……看起來就像騷擾信吧！後來才發信，他要寫：老師，你好。但不小心讓手機選字忘了刪掉，就發出去了，真是悲劇啊！

***格式

寫Email請善用分段，不要全部擠在一起。另外段與段中間也不要空太多行，這樣很難閱讀。字的大小請統一，不要忽大忽小。字的顏色也要統一，不要五顏六色，建議重要的資訊另外用其他一種顏色標註出即可。

看詳細信件範本請見文章>>

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