電腦玩物時間管理

時間管理前先建好工作整理系統，避免5大浪費才有時間做時間管理

兩年前我在《大腦減壓的子彈筆記術》書中說：「很多時候不是我們不會時間管理，而是我們沒有先把系統建立起來。」經過了這兩年更多的工作經驗、更多的課程討論，我更確定這個重要的前提是有效的。

「如果只是處理眼前的東西，那麼當新的東西出現後，因為沒有系統，東西沒有決定他們應該擺放的位置，於是就會繼續累積多餘的東西，更多東西開始回覆更多雜亂，最後只好又在混亂中重新整理一次，日復一日。但是如果我們有建立『一套整理系統』，就可以很大程度避免恢復混亂的問題。」

前陣子接受一個時間管理採訪，問我說針對職場的時間管理，有沒有什麼上手的建議？我的回答就是：「先把自己的工作整理系統建立起來。」

如果我們不能先妥善的管理好那些職場上的突發狀況、臨時瑣事、意外要事，如果我們不能先整理一個讓自己可以一覽無遺、快速下決定、神速找資料的架構。那麼，我們將會在每天的工作中出現很多「時間浪費」，這些浪費會一點一滴的侵蝕工作時間，最後我們就覺得自己「沒有時間」去做那些更高層次的目標設定、專案管理，也會發現自己排出的待辦清單總是混亂、瞎忙但缺乏效能。

關於我的這套工作整理系統，無論是用在 Evernote ，還是 Notion 、 Trello 等工具中，之前在電腦玩物我都做過不少分享：

• 如何重新整理 Evernote 筆記？完整教學流程的重新排序分享
• Notion 實踐 GTD 時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學
• Trello 拆解專案 7 個步驟教學，把目標規劃到容易高效率執行

今天這篇文章，我就不再重述這套結合數位筆記、資料整理、專案管理的整理流程。

而是反過來跟大家分享，如果建立這套「工作整理系統」，就算時間管理的目標設定、行動拆解還做得不夠好，但已經可以立即帶來哪些節省時間的效果。

或者應該說，是先有這套「工作整理系統」，所以我們才能減少下面這些時間的浪費，從而有時間去做目標設定、行動拆解，並做出更好的行動決定。

一，捕捉碎片，節省找資料的時間

回想我們正常的工作流程中，會有許多資料碎片分散出現在電子郵件、即時通、電腦（雲端）硬碟、紙本筆記、網頁等等不同工作管道中，甚至在郵件、即時通中還會不斷有工作碎片的更新、迭代。這時候如果我們讓工作碎片就這樣分散在不同的工作管道，那麼光是處理一個任務時要找到、確認資料，就要花掉很多的時間。

如果我們在處理一個任務時，還要回去郵件確認一下任務交代的版本，還要去即時通找一個文件，還要打開不同雲端工具確認資料，那麼「都還沒開始做這個任務」，光是找到資料、彙整資料就已經過去十幾、二十分鐘了。

而我們每天要做多少個任務？又在這中間有多少的時間浪費呢？這些時間省下來，才有時間去做時間管理。

二，集中下一步行動，節省分心的時間

不只是前面所說的任務碎片、資料迭代要統一整理，任務要處理、被交辦的下一步行動，也應該統一整理到工作系統中。這些工作系統最好能夠做到：

打開一個任務單元，這個任務要做的下一步行動，所有行動需要的資料，都可以在這個任務單元完整看到。

為什麼呢？這中間的關鍵在於「可能的分心所造成的時間浪費」。

現在我們很多的任務交辦、下一步行動確認，都是出現在即時通、電子郵件中，但是這兩類工具最麻煩的就是「很容易讓人分心」。一旦我們打開即時通、電子郵件想要確認之前交代的行動，很有可能被新訊息、新郵件吸引，結果一分心，可能20~30分鐘後才能回到原本的重要任務。

無論是分散的資料、分散的行動清單，或是行動和資料分散，都會導致工作時容易分心到另外一個工作管道中，而這中間往往也有許多時間浪費的產生。同樣的，把這些時間省下來，才有更多時間去做所謂的管理。（參考：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）

三，理出工作流程，節省出錯的時間

當我們沒有自己的工作整理系統，沒有「為自己」理出屬於自己的工作流程，我們就適必在職場工作時要依靠他人的系統、零散的系統。

• 他人的系統：
• 別人寄給我的郵件、即時通，甚至是不同團隊的不同專案管理系統，這些系統確實可以通知我們該做什麼，但是跟著不同人的節奏工作，要不出錯也難。
• 零散的系統：
• 有些任務內容在筆記本，有些任務內容在待辦清單，有些任務內容在腦袋，有些任務內容在討論串，這樣要如何不出錯？

沒有自己可以依靠的一套完整、統一、集中的工作整理系統，就變成要依賴上面兩種系統，於是工作節奏無法自己掌控，工作混亂就變得容易出錯，而這樣一來就產生了更多的時間浪費。

常常有學員、讀者問我說，團隊會有共用行事曆、共用專案協作工具，我們還需要自己擁有一個自己的工作管理系統嗎？

我的回答是：「難道我只做一個專案嗎？我只跟著一個團隊做一件事情嗎？我沒有其他屬於自己要管理的事情嗎？我沒有多個團隊、多個專案的屬於我的不同任務要管理嗎？如果有，我們當然還是要有一套只屬於自己的工作整理流程。」

四，連結目標與任務成果，減少低效努力的時間

一套有效的工作整理系統，除了可以收集統整工作碎片、理清任務單元的下一步行動，建立只屬於自己的工作流程之外，還可以幫助自己串連不同的目標、任務成果。

很多時候我們做的事情各自為政，每一個都要花上許多時間，但其實有些事情之間可以有統合綜效，例如：

• B專案很需要一個新的行銷方案，可以在目前更有把握的A專案先測試一個簡單版本。
• A課程嘗試了一個很特別的教學流程，其實可以發展到B、C課程的提案中。
• 和孩子一起閱讀一套C書籍，或許可以關連到我們正在練習的B親子活動，以及某個孩子教養有關的A專案。

如果有一套自己的工作整理系統，可以清楚的看到目標與目標、專案與專案之間的關聯，那麼很多時候我們就能更知道應該優先著力在哪個任務上（當然就是和更多專案有關、更有統合綜效的任務）。

其實這是判斷優先次序最好的方法，不是在每天的待辦清單中的獨立事件判斷重要次序，而是在「哪個任務能夠關連最多專案」上，決定最有效益行動。

而這往往能夠減少許多忙碌卻低效努力的時間。

五，復盤經驗，節省下一次做浪費的時間

有時候或許第一次做得跌跌撞撞、心驚膽顫，但是職場上很多工作任務是有重複性的，只要願意在第一次做好工作過程、經驗、修正的「整理」，那麼這個工作整理系統，就會幫助自己在下一次做類似任務的時間，節省大量的時間。

當我們想說，明明時間管理的基本方法看起來我都會，但在真實的職場上卻難以實踐，因為根本沒有時間去推進目標。這時候，或許可以先想想看，是不是自己「還沒有建立起屬於自己的工作整理系統」，所以導致前面的五大時間浪費，而讓自己沒有時間去做時間管理了呢？

歡迎參考相關文章：

• 如何進一步突破效率瓶頸？5個時間管理的不浪費法則
• 工作愈忙愈要補上 5 個時間漏洞，覺得時間不夠不只是因任務太多
• 找回時間掌控權的 15 個小習慣，我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

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