董事會書面會議

△法人董事委託非董事代表出席董事會於法不合查董事會開會時，除公司章程訂定得由其他董事代理者外均應親自出席，公司法第205條第1項著有明文，法人董事已指派自然人充其代表者委託非董事代表出席董事會於法不合。惟法人指定代表行使職務之自然人不能出席時，得依同法第27條第3項規定，依其職務關係隨時改派補足原任期。（經濟部56年11月3日商30003號）

△董事之代理
（註：107年11月1日施行之公司法第205條刪除有關國外之董事得以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會之規定。）
關於居住國外之董事，依公司法第205條第5項規定登記為其他股東經常代理出席董事會者，其後該董事如欲改為親自出席董事會時，應依民法規定撤回其代理權，並由公司檢附有關證件，依公司法規定申請變更登記。（經濟部67年8月31日商29655號）

△董事之代理
（註：107年11月1日施行之公司法第205條刪除有關國外之董事得以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會之規定。）
查公司法第205條第4項董事得以書面委託其他股東經常代理出席董事會之規定，僅於董事居住國外無法出席董事會者，始有其適用，至董事居住國內，無法出席董事會者，僅可依該條第2項之規定，於每次董事會出具委託書，委託「其他董事」代理出席董事會。 （經濟部68年9月18日商30724號）

△董事之代理
（註：107年11月1日施行之公司法第205條刪除有關國外之董事得以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會之規定。）
董事如以書面表明概括授權於另一董事，長期代理出席董事會者，應不予准許。如公司章程訂定得由其他董事代理，而居住國內之董事會開會時，始出具委託書，委託其他董事（不論是否為同一人），並列舉召集事由之授權範圍者，應予准許（見公司法第205條各項規定）。（經濟部74年5月24日商21207號）

△常務董事得否互為代理按公司法第208條規定設有常務董事者，其得否互為代理，法無明定，惟常務董事係由董事互選產生，並依同條第4項規定常務董事於董事會休會時，依法令……以集會方式經常執行董事會職權。準此，常務董事會係董事會休會時所為之設置，如公司章程訂定董事得由其他董事代理時，自得比照代理之。（經濟部87年3月21日商87205438號）

關於股東會程序上的違法，公司法第189條及第189之1條明文規定，股東得自決議之日起三十日內，訴請法院撤銷其決議。然而，就董事會的程序違法，則沒有相類似的明文。惟大多數實務認為，股份有限公司設立董事會之趣旨，在使全體董事經參與董事會會議，互換意見，詳加討論後，決定公司業務執行之方針。因此，公司法關於董事會之召集程序及決議方式規定，俾利全體董事出席董事會，及議決公司業務執行之計策。且董事會是公司的權力中樞，為了充分確認權力的合法、合理運作，及其決定之內容最符合所有董事及股東的權益，應該要嚴格要求董事會的召集程序、決議內容均須符合法律規定。故董事會召集程序及決議方式，違反法令或章程時，其所為決議，應屬無效。值得注意的是，倘公司股東會係本於董事會無效之決議所召集，多數實務即認為該股東會之召集有程序上的瑕疵 7，股東得依公司法規定訴請撤銷股東會決議，也就是說，除非該股東會決議係經法院判決撤銷，否則該股東會決議將持續有效。

然而，並不是所有的判決，都認為董事會一發生程序上的違法，就屬於無效。舉例來說，實務上曾有董事，並未依法以「視訊」方式參加董事會，而僅以「電話」方式參加董事會－如上所述，此種方式為主管機關所不允許，然而本案法院認為 8，董事會雖未以面對面會談之視訊會議方式進行，惟未到場之董事倘已經由其他科技設備得與在場其他董事即時交換意見，參與討論，對該決議方法之瑕疵並無異議而參與決議，自不得再以相同事由主張該董事會決議為無效。此外，全體董監事倘皆已應召集而出席或列席董事會，對召集程序之瑕疵並無異議而參與決議，尚難謂董事會之召集違反法令而認其決議為無效。因此駁回原告請求撤銷該董事會召集之股東會決議之訴。意即，除了考量程序是否合於法令外，法院於判斷董事會決議是否無效時，還會將董事在會議過程中是否實際上充分交換意見、參與討論，列為考量之要點。

　　董事会会议是指董事会在职责范围内研究决策公司重大事项和紧急事项而召开的会议，由董事长主持召开，根据议题可请有关部门及相关人员列席。不包括部分董事聚会商议相关工作或董事会仅以传阅方式形成书面决议的情况。

　　董事会会议是董事会议事的主要形式。董事按规定参加董事会会议是履行董事职责的基本方式。

　　与股东会会议的分类相类似，董事会会议也可以分为定期会议和临时会议或普通会议和特别会议两种。董事会定期会议是指由法律和公司章程确定的每年度定期召开的董事会会议。至于每一年度召开几次，由公司章程在法律确定的限度内自定。我国《公司法》规定，股份有限公司董事会每年度至少召开两次会议；有限责任公司董事会会议的次数，《公司法》未作具体限制，由公司章程确定。董事会临时会议是指在两次定期会议之间于必要时召开的、不定期的董事会会议。我国《公司法》规定，1/3以上的董事提议可以召开董事会临时会议。

　　对于上市公司，董事会每年至少召开两次定期会议或例会，因为公司必须发布中期报告和年度报告。美国上市公司董事会每年平均召开7次以上会议，董事会下设的各专门委员会召开会议的次数更多。而我国上市公司董事会每年平均召开4次以上会议，今后召开会议的次数还应当增多。2003年3月，中国证监会已经规定上市公司要披露季度报告。

　　为保证董事会会议的效率，许多国家公司法规定董事会会议的召集人和程序。我国《公司法》规定，董事会会议由董事长负责召集并主持；董事长因故不能履行职责时，由董事长指定的副董事长或其他董事代行职权；董事长无故不履行职责，亦未指定具体人员代其行使职责的，可由副董事长或者1/2以上的董事共同推举一名董事负责召集会议。

　　召开董事会会议，应当履行一定的召集程序，向董事提前发出会议通知。对于会议的召集期限和程序，各国公司法一般不做限制性规定。我国《公司法》规定，有限责任公司召开董事会会议，应当于会议召开10日以前通知全体董事；股份有限公司董事会每次定期会议应当于会议召开10日以前通知全体董事，董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和召集时限。董事会会议通知包括以下内容：会议日期和地点；会议期限；事由及议题；发出通知的日期。

　　董事会会议必须有法定最低人数的董事出席方可举行，并形成有效的董事会决议。为保证董事会会议的民主决策，法定人数应当超过董事会成员的半数。我国《公司法》明确规定了股份有限公司董事会会议的法定人数，应由1/2以上的董事出席方可举行。对于有限责任公司，《公司法》没有明确限定董事会会议的法定人数，应由公司章程确定。

　　此外，我国《公司法》规定，公司经理、监事有权列席董事会会议。董事会或经理就涉及职工切身权益的问题做出决定，应当事先听取工会和职工的意见，并邀请工会代表或职工代表列席会议。

　　与股东会的表决规则不同，董事会会议的议事规则坚持的是按董事人数确定表决的票数，每一董事享有一票表决权，董事会做出决议，必须经全体董事的过半数通过。从表面看，这类似于人人平等的政治民主，而不是资本民主，但实际上，支撑在每一董事的背后的还是资本的力量。

　　董事会会议应严格按照规定的程序进行。董事会应按规定的时间事先通知所有董事，并提供足够的资料，包括会议议题的相关背景材料和有助于董事理解公司业务进展的信息和数据。当2名或2名以上独立董事认为资料不充分或论证不明确时，可联名以书面形式向董事会提出延期召开董事会会议或延期审议该事项，董事会应予以采纳。

　　董事会应当对所议事项的决定做成会议记录，由出席会议的董事在会议记录上签名存档，并对董事会的决议承担责任。我国《公司法》规定，经证明在董事会表决时曾表明异议并记载于董事会会议记录的董事，可以免除其对该董事会决议的责任。因此，董事会会议记录是证明董事是否参与董事会议并对该决议承担责任的重要证据，也是公司经理组织实施董事会决议的依据，具有重要的作用。

查董事會開會時，除公司章程訂定得由其他董事代理者外均應親自出席，公司法第205條第1項著有明文，法人董事已指派自然人充其代表者委託非董事代表出席董事會於法不合。惟法人指定代表行使職務之自然人不能出席時，得依同法第27條第3項規定，依其職務關係隨時改派補足原任期。（經濟部56年11月3日商30003號）

（註：107年11月1日施行之公司法第205條刪除有關國外之董事得以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會之規定。）
關於居住國外之董事，依公司法第205條第5項規定登記為其他股東經常代理出席董事會者，其後該董事如欲改為親自出席董事會時，應依民法規定撤回其代理權，並由公司檢附有關證件，依公司法規定申請變更登記。（經濟部67年8月31日商29655號）

（註：107年11月1日施行之公司法第205條刪除有關國外之董事得以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會之規定。）
查公司法第205條第4項董事得以書面委託其他股東經常代理出席董事會之規定，僅於董事居住國外無法出席董事會者，始有其適用，至董事居住國內，無法出席董事會者，僅可依該條第2項之規定，於每次董事會出具委託書，委託「其他董事」代理出席董事會。
（經濟部68年9月18日商30724號）

（註：107年11月1日施行之公司法第205條刪除有關國外之董事得以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會之規定。）
董事如以書面表明概括授權於另一董事，長期代理出席董事會者，應不予准許。如公司章程訂定得由其他董事代理，而居住國內之董事會開會時，始出具委託書，委託其他董事（不論是否為同一人），並列舉召集事由之授權範圍者，應予准許（見公司法第205條各項規定）。（經濟部74年5月24日商21207號）

按公司法第208條規定設有常務董事者，其得否互為代理，法無明定，惟常務董事係由董事互選產生，並依同條第4項規定常務董事於董事會休會時，依法令……以集會方式經常執行董事會職權。準此，常務董事會係董事會休會時所為之設置，如公司章程訂定董事得由其他董事代理時，自得比照代理之。（經濟部87年3月21日商87205438號）

（註：107年11月1日施行之公司法第205條刪除有關國外之董事得以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會之規定。）
按公司法第205條第5項規定：「董事居住國外者，得以書面委託居住國內之其他股東，經常代理出席董事會」，而本條項規定之「居住國外之董事」是否為法人股東之代表人，尚非本法所問。
（經濟部92年5月23日商字第09202106460號）

△章程未訂有董事出席董事會之代理者，則董事委託其他董事代理出席董事會對公司不生效力

按公司法第205條第1項規定：「董事會開會時，董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理者，不在此限」，據此，章程未訂有董事出席董事會之代理者，則董事委託其他董事代理出席董事會對公司不生效力。至董事會之決議是否有效，允屬司法機關認事用法範疇，如有爭議，可循司法途徑解決。
（經濟部92年8月19日商字第09202171850號）

按公司法第205條第2項規定：「董事會開會時，如以視訊會議為之，其董事以視訊會議參與者，視為親自出席」。係鑑於電傳科技發達，人與人溝通不侷限同一地點，從事面對面交談，如以視訊會議方式從事會談，亦可達到相互討論之會議效果，與親自出席無異。亦即以電傳視訊從事面對面會談情形始得為之。
其餘方式，尚不得視為親自出席。（經濟部92年9月15日商字第09202189710號）

(註:107年修法後，新增公司法第172條之2，公司章程得訂明股東會開會時，以視訊會議或其他經中央主管機關公告之方式為之)
公司股東會之開會方式，不得類推適用公司法第205條第2項有關董事會之開會方式。
（經濟部93年3月11日商字第09302036200號）

△董事會僅由董事1人親自出席，不具會議之基本形式要件

按股份有限公司董事會係採合議制，且依最高法院65年台上字第1374號判決之意旨，會議決議應有2人以上當事人基於平行與協商之意思表示相互合致成立之法律行為之基本形式要件。是以董事會如僅由董事1人親自出席，即使有其他董事委託代理出席，因實質上無從進行討論，未具會議之基本形式要件，與上開判例之要旨有違，係屬無效。具體個案請參考上開說明辦理，如有爭議，請逕循司法途徑解決。
（經濟部93年5月7日商字第09302073130號函）

一、公司法及證券交易法對於董事會開會地點，均無明文規定。又董事會係公司之執行機關，董事會召開之地點，自應使全體董事皆有參與討論機會，應於公司所在地或便於全體董事出席且適合董事會召開之地點為之，並不以國內為限。至於具體個案董事會之召集程序，如有爭議，宜循司法途徑解決。

二、本部74年7月2日經商字第27522號函、87年6月22日經商字第87212249號函及92年7月31日商字第09202147230號函與上開說明不符，不再援用。

按公司法205條第1項規定：「董事會開會時，董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理者，不在此限」。是以，如公司章程載有董事得委託其他董事代理出席董事會之相關規定，而甲、乙公司為該公司之法人董事，乙法人董事指派自然人Ａ君出席董事會，甲法人董事如不克出席董事會，得委託乙法人董事，而由Ａ君同時行使甲、乙法人董事之職權。
（經濟部98年2月18日經商字第09802016080號函）

有關法人董事因故不能出席董事會，委託另1位法人董事出席，而由該出席法人董事指派1位自然人出席董事會一節，茲檢附本部98年2月18日經商字第09802016080號函釋影本供參。至於股份有限公司2位法人董事尚不得分別指派同1位自然人出席董事會。
（經濟部98年2月19日經商字第09800522520號函）

按公司法第205條第1項規定：「董事會開會時，董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理者，不在此限」；同法第218條之2規定：「監察人得列席董事會陳述意見」。準此，法人股東代表人當選董事，若無法出席董事會，應委託其他董事代理出席；又代表人當選監察人，則應親自列席董事會，俾發揮監督功能（本部94年9月27日經商字第09402143110號函參照）。綜此，貴公司組織章程所定：「政府或法人為股東時，須指定自然人代表行使職務，（含股東會、董事會及其他活動等），但自然人代表因事無法行使職務，得委託其他自然人代表出席……」一節，核與公司法規定未符。又變更公司章程議案，不得於臨時動議提出（公司法第172條第5項規定），併為敘明。
（經濟部98年10月7日經商字第09802135490號函）

△法人董事長於其代表人不克出席董事會時，得依其職務關係隨時改派其他人或委託他人代理出席

一、甲公司召開董事會，其法人董事長乙公司（公司法第27條第1項）所指派之代表人（自然人A）無法出席董事會，該法人董事長乙公司自得依公司法第27條第3項之規定，依其職務關係隨時改派其他人為之，補足原任期。於此情形，由新任之代表人出席董事會擔任董事長，不生依公司法第208條第3項規定產生董事長代理人之問題。

二、倘該法人董事長乙公司不改派代表人，而欲委託他人代理出席者，則應符合公司法第205條第1項規定。準此，受委託人應以甲公司之其他董事為限。至於此時甲公司召開董事會時，因董事長並未出席，董事會之主席應依公司法第208條第3項規定之程序產生。

三、有關董事長因故不能出席董事會應如何處理一節，公司法已有規定，應依公司法規定辦理，自不再適用民法委任之規定。是以，法人董事長乙公司擬委任不具甲公司董事身分之人出席董事會行使董事相關權利及義務並擔任甲公司董事會主席，於法尚有未合。

(註:107年修法後，新增公司法172條之2，公司章程得訂明股東會開會時，以視訊會議或其他經中央主管機關公告之方式為之)
按公司法第205條第2項規定：「董事會開會時，如以視訊會議為之，其董事以視訊參與會議者，視為親自出席」。是以，董事會議得以視訊方式為之，而股東會議未如董事會得以視訊方式為之規定，尚不得類推適用公司法第205條第2項規定。因此，本部93年3月11日經商字第09302036200號函釋：「股東會之開會方式不得以視訊會議為之」。
（經濟部102年5月20日經商字第10202049140號函）

△公司法第205條全體董事同意書面方式行使其表決權。

一、公司法第205條董事同意之形式與該等同意形式是否須定明於章程疑義，查同意之意思表示，以口頭或書面為之，法無限制規定，公司法亦無規定應於章程訂明同意之方式。

二、承上，倘部分董事同意以「書面」方式行使表決權，部分董事不同意以「書面」方式行使，因公司法第205條以書面方式表決議案，須先經全體董事同意，始得為之。是以，倘部分董事同意部分董事反對，即無達到全體董事同意，則應實際集會，不得以書面方式行使表決權。

一、依公司法第205條第5項規定，章程得訂明經全體董事同意，董事就當次董事會議案以書面方式行使其表決權，而不實際集會；同條第6項規定，前項情形視為已召開董事會，以書面方式行使表決權之董事，視為親自出席董事會。另董事會議事錄之記載，依同法第207條第2項準用第183條規定：「議事錄應記載會議之年、月、日、場所、主席姓名、決議方法、議事經過之要領及其結果，在公司存續期間，應永久保存。（第4項）」先予敘明。

二、如董事會議案採書面決議，其議事錄記載方式，除表彰係以書面方式行使表決權外，因無實際開會故無需記載會議場所。其餘事項可參照前揭公司法第207條第2項準用第183條所規定之議事錄應記載內容，依事實記載即可。

一、按公司法(下稱本法)第356條之8第3項及第4項規定：「閉鎖性股份有限公司章程得訂明經全體股東同意，股東就當次股東會議案以書面方式行使其表決權，而不實際集會。前項情形，視為已召開股東會；以書面方式行使表決權之股東，視為親自出席股東會。」準此，股東會議案依前開規定採書面決議者，除全體股東就當次股東會議案應以書面方式行使其表決權，並無實際集會外，尚無排除公司法第172條規定之適用，故公司仍應將書面決議之事由及行使方式依限通知各股東。

二、次按本法第177條之1第1項及第2項本文規定：「公司召開股東會時，採行書面或電子方式行使表決權者，……。但公開發行股票之公司，……，應將電子方式列為表決權行使方式之一。前項以書面或電子方式行使表決權之股東，視為親自出席股東會。……。」及第177條之2規定第2項及第3項規定：「股東以書面或電子方式行使表決權後，欲親自出席股東會者，……。股東以書面或電子方式行使表決權，並以委託書委託代理人出席股東會者，……。」前開規定係為鼓勵股東參與股東會之決議，提供股東除得親自出席或委託出席股東會外，並得以書面或電子方式行使表決權，並無允許公司得不實際集會。是以，如依前開規定召開股東會者，仍應實際集會，與依本法第356條之8第3項規定之書面決議(無實際集會)不同，故本法第356條之8第3項規定之書面決議，無本法第177條之1及第177條之2等規定之適用。

三、至依本法第205條第4項及第5項規定：「公司章程得訂明經全體董事同意，董事就當次董事會議案以書面方式行使其表決權，而不實際集會。前項情形，視為已召開董事會；以書面方式行使表決權之董事，視為親自出席董事會。」準此，董事會議案採書面決議者，除全體董事就當次董事會議案應以書面方式行使其表決權，並無實際集會外，尚無排除本法第204條規定之適用，故公司仍應將書面決議之事由及行使方式依限通知各董事與監察人。